В АО «Водоканал» реализован проект по внедрению системы электронного документооборот «ДЕЛО», разработанной компанией ЭОС. Исполнителем проекта стал партнер ЭОС в Республике Саха (Якутия) «Инфосистемы-КС». В результате внедрения сокращено время обработки и доставки документов, а также снизился общий объем бумажного документооборота.
Одной из значимых для предприятия причин выбора системы «ДЕЛО» стала предусмотренная в данном решении возможность удаленного подключения. Партнером по реализации проекта стала компания «Инфосистемы-КС».
СЭД «ДЕЛО» позволила автоматизировать процесс регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. При этом входящие документы подразделяются на несколько подгрупп в соответствии с источником поступления. Часть потока входящих документов регистрируется автоматически.
Система выделенного номерообразования предусмотрена для обращений граждан и документов по личному приему граждан. Кроме того, в СЭД фиксируются также служебные записки и договоры. В дальнейшем электронный документооборот охватит и другие категории документов.
Также в рамках проекта была автоматизирована выдача и контроль исполнения поручений руководства и обеспечен удаленный доступ к СЭД для сотрудников территориальных подразделений АО «Водоканал». Помимо этого, в СЭД происходит согласование и подписание проектов документов.
Благодаря СЭД организовано и документационное взаимодействие с органами власти и местного самоуправления. Для этого СЭД «ДЕЛО» была интегрирована с системой межведомственного и межуровневого электронного документооборота органов государственной власти Республики Саха (Якутия) в части автоматической доставки и получения документов от участников МЭДО РС(Я).
Как рассказали участники проекта, в системе электронного документооборота АО «Водоканал» на сегодняшний день зарегистрировано 116 пользователей, включая сотрудников удаленных подразделений. Все они прошли курс обучения и работают в СЭД «ДЕЛО» через WEB-интерфейс. Руководитель предприятия использует для доступа в СЭД планшетное устройство, которое позволяет ему искать документы, просматривать их, выдавать поручения, контролировать исполнение, а также согласовывать и утверждать проекты документов с использованием электронной подписи.
В АО «Водоканал» отмечают, что внедрение новой СЭД привело к сокращению объема бумажного документооборота, минимизировало время, затрачиваемое на работу с документами, их доставку адресатам, а также оптимизировало работу с поручениями.
В планах предприятия по дальнейшему развитию системы: расширение количества групп документов, регистрируемых в СЭД, запуск новых процессов.